家庭の書類整理・収納はどうする?@uedmkkさんに学ぶ「紙類の分類・保管テク」!

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上田麻希子

上田麻希子

夫・3歳の息子・愛犬でマンション暮らしをしている上田麻希子です。 ものが多めのリアル我が家収納を中心にInstagram(@uedmkk)を更新しています!

ママテク(@mamateku)をご覧のみなさま、はじめまして。

整理収納アドバイザーの上田麻希子@uedmkkと申します!

私は資格を取る前から、自宅収納を中心に記録としてInstagramをはじめ、今では8万人以上の方にフォローして頂いています。

子供がいない頃から夫婦揃ってお買い物好き。
家の中は衣料品から日用品、趣味のものまで…
とにかくモノだらけ。

子供が生まれてからは拍車がかかり更にモノが増えていきました。

居心地がよかったはずの家がいつしか窮屈な空間に…。

その後は整理収納を学びながら、リアルに我が家を整えていきました。

モノの手放し方、モノの買い方、家族に合わせた整え方など…。

学んだことを日々トライ&エラーを繰り返しながら整理していき、今では快適な居心地のよい家になりました。

不思議なのですが家での快適さを手に入れただけではなく、気持ち的に様々な部分で変化もあり、自分自身を見つめ直すキッカケになりました。

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今でも正直モノは多い方です!

持たない暮らしではなく、持ちすぎない暮らしを…
それは自分の好きを見つけられることにも繋がります。

それぞれの悩みを抱え、お片づけに困っている方のサポートができるように、2019年からday-to-day lifeの屋号でお片づけサポート中心に活動していく事になりました。

今まで通りInstagramでは、自宅収納や少しプライベートな事も発信していきますので、よろしくお願い致します!

家庭の書類整理・収納はどうしていますか?

さて、今回は「家庭の書類整理・収納方法」をテーマにお話をさせていただきます。

家の中に気づくとあふれかえっている書類などの紙類。
テーブルやカウンターがいつの間にか地層のようになっている…。

手をつけるのが億劫と思われている方も多いのではないでしょうか?

まず一番初めにして頂きたいのは家に持ち込まないように対策をとる!

今はWEBサイトで閲覧できるチラシなども多くあるので、ペーパーレス化する事が一番の近道ではあります。

そういった対策をしなければ、どんどん家の中にはいってくる紙。

自分で管理していかなければ勝手に減ることはもちろんありません。

書類整理は一度分類さえすればこれから先ずっと楽ができて、定期的な見直しをするだけで済みます。

分類するにはどうしたら良いのか。どう保管したら良いのか。

今日は我が家の方法を一例としてご紹介させて頂きたいと思います。

まず最初にお財布から整理・収納してみましょう

みなさんのお財布はパンパンになっていませんか?

整理の進め方が分からないという方は、お財布の中から始めると実感がしやすいかもしれません。

まずは軽量化(紙を残さない)という事をはじめていきましょう。

お財布の中でいうと…

  • 領収書やレシート
    →必要か不必要か、必要ならそれを保管するスペースはあるか?
  • カード類
    →普段行かない診察券やお店のポイントカードなどは入っていないか?
     ポイントカードはアプリで管理できるか確認してみましょう。
  • 割引券類
    →使うかもと思って持ち歩いている割引券の消費期限は有効か?確認してみましょう。

ポイントカードを手元に置き、アプリがあるか確認して入力作業をして完了。

完了したらその場で処分していき、お財布の軽量化をしていきましょう。

必要なものしかはいっていないお財布

私の場合、以下のポイントカード類をアプリ化して整理をしました。

Pontaカード、楽天ポイント、T-POINT、ニトリ、カインズホーム、マツモトキヨシ、ららぽーと、トイザラス、赤ちゃん本舗、ABC-MART、Right-on、ヨドバシカメラ、ブックオフ
Tカードは一部のお店ではアプリNGな所もありカードを残しています。(2018年12月現在)

これだけでもカードがなくなりお財布はすっきりしました!

地元のスーパーや一部の使用している店舗、サロンはアプリがない所も多いです。

そういった場合には、スーパーなどの利用頻度が高いカードはお財布に入れたまま、サロンなど時々しか使わない場合は行くときに持ち出すようにしています。

行くときだけ持ち出すカード類

なるべく軽量化できるように、使っているポイントカードにアプリがあるか、ぜひ探してみて下さい!

家の中の書類整理をしていきましょう

まず家の中にある紙類を3つに分類

まずは家の中にある紙類を…

  • 処分する
  • 処分しない
  • 自分で保管期限を決めるもの

と大きく3つに分けていきます。

「処分する」代表例
読み終わった新聞、期限切れの割引チケット、デリバリーのチラシ、DM、行かないお店のポイントカード類、取り扱い説明書(現在自宅にないもの)など、見ない本や雑誌など
「処分しないもの」代表例
手帳、子供の作品、本、雑誌、手紙、写真など
「保管期限を決めて管理していくもの」代表例
年賀状、ハガキ、請求書、明細書、領収書など

グループ分けをしていく

上記の3つのうち、「処分しないもの」「保管期限を決めて管理していくもの」の2つを今度はグループ分けをしていきます。

机の上で広げてグループ分けの作業してもよいですが、混在をさけるためにもクリアファイルなどを用意してグループ分けしてみましょう。

今回は我が家で実際分けているグループ分けをお伝えさせて頂きます。

分ける作業をしている際に、処分するか保管するか迷うものが出てくると思います、

その時は自分で保管期限を決め管理していくと良いですよ!

  1. 週、月単位で管理していくもの
    子供の学校プリント類、領収書
  2. 年単位で管理していくもの
    税金関係の通知書、源泉徴収票、自動車納税証明書、ローン残高証明書
  3. 医療系
    人別の診察券、母子手帳、健康診断結果票、予防接種手帳、医療費領収書明細など
  4. 保険、年金、銀行系
    保険証書、年金手帳、ねんきん定期便のDM、確定申告書控え、通帳など
  5. 住宅系
    登記識別情報、地震・火災保険書、住宅ローン関係
  6. 取り扱い説明書系

グループ分けが終わったら管理・保管方法を考える

グループ分けが終わったら、次は管理しやすいようにファイリングやボックス収納していきます。

ここからは保管方法の大切なポイントや、使っている収納用品なども一緒にご紹介させて頂きます!

週、月単位で管理していくもの

子供の学校プリント類は忘れないように、目につく場所に貼って管理していくのがベスト!

毎日目にふれる分かりやすい場所に置くのが、提出忘れを防ぐコツです。

我が家の場合は、キッチンにマグネットボードをつけて大切なモノは貼って管理。

ポストから持ち帰ったクーポンなどを入れられる用に、ハガキが入るボックスも貼っています。

キッチンにあるマグネットボード

場所が作れないという場合は、A4サイズが入るケースなどを準備して一時保管置き場を作るのがおすすめ。

我が家の一時保管置き場

大切なことは『処理するべきものと保管のものと混在しないよう分けておける場所をつくる事』です。

幼稚園の書類関係や習い事の書類は、保管物を1つのファイルにまとめています。

子供のものは子供用として1つで収納しています。兄弟がいれば兄弟別で管理していくと良いでしょう。

月単位で管理する代表的な例として、公共料金、給料、クレジットカード、領収書などがあります。

公共料金を全てカード払いにしているのですが、明細書は毎月ポストに届きます。

私の場合は、こういった明細類は一時保管しておきます。

そして時間がある時にPCで公共料金の明細を入力し、年単位で総額が分かるようにしています。

紙で保管されている方は「年間での公共料金にかかっている料金を知りたいのか、保管している意味は何にあるのか?」を考えて管理するようにしましょう。

毎月取っておくとかさばってきますので、手帳に記入したりして管理するようにすると良いでしょう。

給料明細は、最近ではWEB明細になっている企業も多くありますが、我が家は紙です。

数年前までは何となくずっととっていたのですが、結局見返す事もなくただ場所を取っていただけだったので、自分ルールを決めて我が家では2年分だけ保管しています。

クレジット明細は全てWEB明細に変更したので、紙で届くことはなくなりました。

こういった明細は不要なチラシが一緒に入っている場合も多いので、WEB明細にして家に紙類が入り込むことがなくなり、とても快適です!

月単位で管理している領収書は、確定申告をする関係もあり月別で管理しています。

お財布から出したらここに入れるという流れにしています。

年単位で管理していくもの

年単位で管理していくものは、保管用としてファイルにまとめています。

保管用ファイルは大まかに2種類に分けて管理しています。

保管用1
クレジットカードや銀行などの契約時の書類、公共料金の契約時書類など
保管用2
夫婦の資格証明書、マイナイバーなどの書類、職務経歴書など過去の仕事関連書類など

我が家の場合は”取り出すかもしれない書類”と、”ほぼ取り出すことのない生涯保管”というようなジャンルで分けています。

必要時に取り出せる状態をつくっていますが、そんなに量がない場合は1つで保管用として管理しても良いと思います。

そして保管する書類の中には、もしかしたら必要のないものもあるかもしれません。

保管しておかなければいけない意味を考える事が必要です。

思い出として保管したいものを除いて、保管しておかなくてはいけない理由を考えてみて下さい。

必要のない書類もあるはずですので、整理作業した時にしっかり見極めていきましょう。

医療系

健康保険者証は身分証明にもなるので、お財布に持ち歩いている方も多いかもしれませんよね。

働いているママさんは急な呼び出しですぐ病院に行けるように、お子様の診察券やおくすり手帳を持ち歩いている場合も多いと思いますが、診察券やおくすり手帳などはご自宅で決められた置き場はありますか?

決められた場所に保管しておけば、もし自分に何かあった時でも家族が分かりやすく持ち出せるので、ご家庭で決めておくとよいと思います!

我が家ではこんな風に人別に分けて診察券、おくすり手帳を入れています

健康診断を受けた際の結果通知もどこに置いたらよいか分からないという方も多いと思いますが、我が家では医療系として一ヶ所でまとめて管理しています。

医療費明細もここで管理していて、病院に行くとき、帰ってから、この扉をあけて完結できる流れにしています。

我が家の場合、医療費明細は高額になる事も多く、確定申告をする関係で全て保管しています。

ある程度領収書がたまったらパソコンに入力して年別で管理しています。

(医療費控除を申請する際、領収書は提出し、なくなるので毎年確定申告後は無くなります)

我が家ではペットを飼っているので、ペットの保険関連の書類もこちらで一緒にまとめています。

家族でも分かるようにラベリングしておく事を忘れずにしておくことはとても大切。

自分だけが管理する所もあると思いますが、自分に何かあった時家族が分かりやすい仕組みになっている事も大切です。

電話口で指示して取ってきてもらうようにお願いする事もあるかもしれません。

ご家族がいる場合は使いたい時、急いでいる時に誰がみてもわかるようにしておくことも整理する上で大切な事です。

特に医療関係のものは、日ごろから置いておく場所を家族で共有しておくよう心がけて下さい。

保険、年金、銀行系

保険証書、年金手帳、ねんきん定期便のDM、確定申告書控え、通帳などが該当します。

これらも基本的にはファイルに保管するようにしています。

管理しているファイル

みなさんは“ねんきんネット”をご存知ですか?

インターネットと通して年金の情報が手軽に確認できるサービスです。

ここでは年金記録の確認、将来の年金見込み額の確認などもオンラインで確認できるので登録しておくと便利です。

ねんきん定期便のDMも届きますよね。

我が家では念のため、最新ものだけ残すように入れる場所を決めています。

記帳済みの通帳はみなさまどうされていますか?

何となく保管している方も多いものの1つです。

なぜ保管しているか理由はありますか?

個人事業主の場合は保管期限があり管理しておかなくてはいけないですが、ご家庭内での通帳に関しては〇年と決めて保管しても良いと思います。

残す意味が特に見当たらなければ処分していきましょう。

通帳は処分するのに困るものではありますが、銀行によっては処分してくれる所もあるようです。

ご自宅で処分する場合には、印鑑の部分は特に気を付けて、ハサミやシュレッダーで処分すれば安心です!

我が家にはシュレッダーを用意しています。

個人情報など、そのまま捨てるのに躊躇するものはシュレッダーにかけて処分!
めんどくさがり屋の私にとっては買ってよかったものです!


シュレッダーはあると便利です。

パスポートや通帳類はそのまま持ち出せるように、こんな風にまとめています。

住宅系、取り扱い説明書

マンションの設備関係書類、取り扱い説明書は項目を分けてファイリングしています。

取り扱い説明書もWEBで確認できたりするのですが、パッと見られるように我が家は保管しています。

取り扱い説明書には保証書も一緒に。

蛇腹式のファイルボックスはサイズや厚さがバラバラなものを整理する時に便利です!

その他の書類

その他にもまだまだ紙類といわれるものはご家庭にはありますよね。

例えば、本・雑誌・子供の作品類・手帳・手紙・年賀状など。

このようなものは自分で管理する期限を決める事です。

我が家は年賀状は3年分と決めています。

その中でも思い出のモノ、生涯残しておきたいモノ、財産価値のあるモノなどがあるかもしれません。

そのようなものがあれば蓋つきのボックスを用意して保管するようにして下さい。

思い出BOXを用意

今必要ではないものが普段の生活の邪魔になっている場合が多くあります。

保管する場所も大切なポイントです。

普段使わない、見ないものは押入れの奥など、使いにくい場所に置いておくとよいでしょう。

まとめ

  • 家に入り込まないようにDMなどを断ち切る!
  • できるだけWEB明細などを利用する!
  • 不必要な紙は受け取らない!
  • 家に持ち込んだら処分、残すをすぐ処理する!
  • 残すものは一時保管する場所に入れる!

一時保管する場所に処分対象のものをいれてしまっていたら、すぐにまた山積みになることでしょう。

それを避けるにはゴミ箱の近くに一時保管する場所をつくる事です。

シュレッダーをお持ちの方はそこにシュレッダーを置くことをおすすめします!

一度整理する日を決めて仕分けをする作業をし、保管方法を決め、収納を施していけば
また整理する必要はなくなります!

整理しても増えていく事もありますが、定期的に見直しさえすれば元に戻ることは防げます。

食品と違い、腐ったりしない書類などの紙類。

でもこの中には消費するべき期限があるものが存在する事を頭にいれておきましょう。

書類や紙類の整理をする上で大切なことは
「保管の目的を明確にすること!!」

何となくとっているものは整理をするタイミングで考え直してみましょう。

この数年見返した事はありますか?
必要だと感じた事はありましたか?
残しておいたメリットはありましたか?

書類や紙類の整理をして行き場が決まれば大きなリバウンドは防げます。

一から整理を始めると時間もかかるし正直大変な作業です。

でもこの作業を1度してしまえば大丈夫!!
これからの生活でこの問題に困ることはなくなると思います。

新しい家電を購入したら新旧の入れ替えをする、年賀状を出すタイミングで1年分処分する、など入れ替え作業だけで済むので、時間をとられるような事もなく生活がスムーズになります。

ぜひ1度ご家庭の書類、紙類を集めて整理収納作業をして下さいね!

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